Rr. "Kozma Naska", Nr:33/6,
Elbasan 3001, Albania
Rr. "e Atjonit
Tirane, Albania
Minuset e Udhëtimeve të Pamenaxhuara
Udhëtimet e pamenaxhuara të një biznesi apo korporate kanë të bëjnë me ato biznese të cilat nuk përdorin një platformë të qendërzuar për menaxhimin e udhëtimeve të tyre.
Si fillim, duhet të kuptojmë çdo të thotë menaxhim i udhëtimeve të një biznesi.
Udhëtimet e një biznesi apo korporate kanë të bëjnë me lëvizjet e punonjësve të vetë biznesit brenda dhe jashtë vendit. Punonjësve u duhet të udhëtojnë shpesh (duke marrë parasysh llojin e biznesit dhe profesionit) për takime fizike, konferenca, promovime produkti, ekspozita tregtare, dhe të marrin pjesë në ndodhi të tjera të rëndësishme. Këto lëvizje janë gjithashtu një kontribut i madh në ekonominë globale por edhe në një pjesë të mirë të ekonomisë vendase.
Udhëtimet e tilla janë pjesë thelbësore e atyre bizneseve të cilat kërkojnë mundësi edhe jashtë zonës së tyre operative. Kërkesat e tyre përfshijnë zgjerim në tregun kombëtar, rajonal dhe ndërkombëtar bashkë me ndërtimin e marrëdhënieve bashkëpunuese, partnerizuese apo edhe marrjen e vendimeve për veprimtari të tjera.
Në njërën anë, mungesa e një plani menaxhimi mund të jetë kursim parash për një biznes që mundohet të shmangë komisionet dhe pagesat e tepërta. Në anën tjetër, në kohë të gjatë, kjo mungesë kthehet në më shumë shpenzime për biznesin. Udhëtimet e pamenaxhuara të biznesit kanë të bëjnë me biznese të cilat nuk përdorin platforma të qendërzuara për të menaxhuar udhëtimet e tyre të brendshme. Si pasojë, klientët e brendshëm (që janë kryesisht punonjësit e biznesit) duhet të merren vetë me rezervimet dhe gjthçka tjetër nevojitet rreth udhëtimit të tyre. Gjithashtu ata mund të përdorin kanalet që njohin më mirë për të planifikuar udhëtimin e tyre. Ndërsa kur bëhet fjalë për shpagim, punonjësit do të llogarisin shpenzimet e tyre në emër të kompanisë dhe përfitimet në emrin e vet.
Për ne, kjo praktikë e të organizuarit të udhëtimeve nuk këshillohet sepse mund të sjellë shpenzime të larta të biznesit prej rezervimeve p.sh., të hoteleve apo fluturimeve. Gjetja e çmimeve garuese në tregun online merr kohë, ndërsa zbatimi i rregullores së udhëtimit brenda biznesit mund të krijojë vështirësi përgjatë punëve të së ardhmes. Në këtë mënyrë shpenzimet e udhëtimeve sjellin si pasojë rritjen e buxhetit total për strukturën financiare të biznesit. Bashkë me to ndikohen edhe sistemet e aprovimit, dokumentet e shpenzimeve dhe struktura e menaxhimit shformohet duke krijuar vështirësi brenda secilit department në vazhdimësi.
Kur udhëtimi mbetet i pamenaxhuar një pjesë e mirë e parave qëndrojnë në drejtim të paditur. Kjo nuk do të thotë se ju s’keni prekshmëri të tyre, por me kalimin e kohës ato kthehen në humbje të shumëfishta.
Gjithashtu, po ju sjellim disa gjëra që ndodhin kur udhëtimet e biznesit tuaj lihen pa menaxhim. Këto janë:
1. Rënia e prodhimtarisë
Kur punonjësit janë të stresuar ose të pakënaqur sepse kanë ngecur në trafik apo në pritje të gjatë për nisjen e aeroplanit, nuk do të kontribuojnë njësoj siç do të bënin në një situatë të kundërt. Si pasojë, kjo pengesë sjell mos plotësimin e detyrave dhe shpenzime shtesë për biznesin tuaj.
Këto lloj situatash detyrimisht shtojnë kohën që nevojitet për punonjësit tuaj të përmbushin detyrat e caktuara. Punojnësit do të mundohen të gjejnë mënyra të ndryshme për të përmbyllur kërkesat e punës, por këto mënyra do të jenë të llojit “kap ç’të kapësh”. Kjo gjë nuk sjell aspak rritje të prodhueshmërisë, por zvogëlim të tij.
2. Mundësi të kufizuar vëzhgueshmërie
Këtu po ju sjellim një tjetër aspekt shqetësues rreth rënies së prodhimtarisë tek punonjësit. Pa një program thelbësor për udhëtimet tuaja, secili punonjës do t’i duhet të rezervojë udhëtimin e tij nëpërmjet faqeve të ndryshme në internet, gjë e cila nuk është në lehtësi të kompanisë, sidomos kur flitet për çmimin e rezervimit.
3. Probleme në dakordësi midis palëve
Punonjësit tuaj nuk do të kenë asgjë për të respektuar nëse nuk keni një “politikë” ose “program” menaxhimi për udhëtimet e biznesit.
Ç’do të thotë kjo?
– Kjo gjë sjell si pasojë shpërndarjen e pakontrolluar të rezervimeve.
Për më tepër, këtu lind një çështje edhe më shqetësuese. Sa më gjatë që kompania juaj të qëndrojë pa një “politikë” udhëtimi, aq edhe më e vështirë do të jetë ndërtimi dhe zbatimi i një të tille. Punonjësit mund të bitshnojnë ose harrojnë të ofrojnë dokumentet e nevojshme, ose mund të dështojnë t’iu përmbahen përgjegjësive.
4. Mungesë në kontrollin e buxhetit
Kur udhëtimet e biznesit tuaj janë të pamenaxhuara, çdo gjë është e lënë nën tekat e punonjësit. Kështu ju nuk keni një rregullore të qartë dhe as mekanizëm aprovimi, dhe kjo do të thotë që buxheti do të dalë jashtë kontrollit. Ky është një tjetër problem që ndikon tek biznesi juaj kur udhëtimet e brendshme lihen të pamenaxhuara: p.sh., kur punonjësit rezervojnë bileta të shtrenjta, shpenzimet e buxhetit tuaj rriten ndjeshëm.
5. Politika e kujdesjes dhe shëndetit është në rrezik
Mungesë në menaxhimin e udhëtimeve do të thotë gjithashtu se punonjësit dalin jashtë kontrollit të punëdhënësit. Në këtë mënyrë punonjësit udhëtojnë sipas kohës personale duke përdorur burimet e tyre siç janë telefoni vetjak, kompiuteri dhe makina private.
Kur punonjësit tuaj punojnë jashtë zyrës, ligjërisht janë nën kujdesin tuaj. Pra, kjo do të thotë se ju jeni përgjegjës që punonjësit:
Problem është gjithashtu kur ju nuk keni dijeni për vendodhjen dhe punën e kryer të punonjësve. Për më tepër, do të ketë gjithmonë gjëra jashtë kontrollit tuaj: rezervimet, emergjencat, ndryshimet e motit, dhe ndodhi të tjera në lidhje me çështjet e punës, politike ose ekonomike.
6. Vështirësi në mbikëqyrjen e shpenzimeve
Një nga gjërat që ju bëni në fund të çdo udhëtimi, është të uleni dhe të kryeni me qetësi llogaritjen e faturave – apo jo?. Ky proces bëhet edhe më i lehtë kur kalon nën mbikëqyrjen e KMU-së.
Por, ç’ndodh në rast kur udhëtimet mbeten të pa menaxhuara?
Kur punonjësve nuk u jepet akses në financat e kompanisë ose punëdhënësi nuk mundëson para mjaftushëm për punonjësin e tij, normalisht punonjësi shpenzon nga buxheti vetjak. Kjo gjë do të thotë që punonjësi duhet të shpaguhet për shpenzimet e tij. Pra, e thënë ndryshe, ky proces bëhet edhe më i gjatë dhe shpesh kthehet në problematik.
7. Mungesë inventari rreth të dhënave për t’u përdorur në të ardhmen
Nëse ju nu keni menaxhuar ndonjëherë udhëtimet e biznesit tuaj, ju humbisni mundësi të shumta. Në këtë mënyrë biznesi juaj ndikohet prej paqartësisë, stresit dhe shpenzimeve të larta. Gjithashtu, ndikim negativ do të pësojë organizimi i strategjive dhe i buxhetit të së ardhmes.
Mungesa e të dhënave të sakta do të sjellë si pasojë menaxhim jo të duhur të rregullores së udhëtimeve. Gjë kjo që do t’ju detyrojë të merrni vendime të nxituara rreth kufirit të shpenzimeve që shpesh janë pothuajse të pamundura për t’u arritur duke mos humbur vlera të tjera brenda biznesit tuaj.
8. Personalisht i përfshirë në komunikim me operatorët e udhëtimeve
Mungesa e menaxhimit të udhëtimeve ju vë në pozitë ku do t’ju duhet të merreni personalisht me operatorët e udhëtimeve, për shembull: ju duhet të komunikoni me operatorin e kompanisë ajrore që mbulon një zonë të caktuar të Kinës. Në këtë situatë, komunikimi lehtësisht mund të krijoj paqartësi, sidomos në raste kur gjuha kthehet në pengesë. Gjithashtu; edhe në raste kur ju duhet të kërkoni shpagim nga një kompani e madhe udhëtimesh ajrore, ndryshimin e fluturimit ose anulim të biletave, procesi bëhet shumë i komplikuar. Gjithashtu, kur biletat nuk përdoren, procesi i rimbursimit shpesh sjell harxhim kohe shtesë dhe rritje të shpenzimeve të biznesit tuaj. Komunikimi me anë të robotëve automatikë të linjave ajrore, dhe jo nëpërmjet komunikimit të dretjtpërdrejtë me operatorët e linjës ose kompanisë, ju merr kohë dhe në fund nuk jep rezulatet më të mira për ju. Gjithashtu shpagimet nuk bëhen në para në qoftë se nuk arrihet kontakt me një operator real të linjës ajrore.
Ndërkohë që për bizneset e reja menaxhimi i udhëtimeve është jetik, lënia pa një strategji të tillë ju çon drejt shpenzimeve të panevojshme. Për një biznes të ri, mison kryesor duhet të jetë menaxhimi i udhëtimeve të brendshme të cilat kthehen në lodhje të tepërta dhe pa të ardhme ekonomike. Pra, në këtë pikë lidhja me një kompani që menaxhon udhëtimet e brendshme të një biznesi është thelbësore. Menaxheri i udhëtimeve, eskpert i një KMU (kompani e menaxhimit të udhëtimeve), do t’ju ndihmojë në krijimin e një “politike” të ndërthurur me sistemet operative, mbarëvajtjen e procedurave dhe dokumentimin e veprimtarive të cilat sjellin si rrjedhojë bashkëveprimin e pëlqyeshëm midis departamenteve.
Kur menaxhoni udhëtimet për kompaninë tuaj, duhet të siguroheni që çdo detaj të trajtohet në mënyrë efikase dhe efektive. Një plan udhëtimi i menaxhuar jo vetëm që do t’ju ndihmojë të merrni vlera monetare në kthim, por gjithashtu do t’i mbani punonjësit tuaj të kënaqur me udhëtimet e tyre.
Udhëtimi i menaxhuar prej ekspertëve të një KMU-je lejon:
Siç e përmendëm më lart, është më mirë të krijoni dhe zbatoni një “politikë” të udhëtimeve që herët, edhe nëse kompania juaj është ende në fazat e saj të rritjes. Menaxhimi i udhëtimeve nga një eskpert i KMU-së do të zgjidhë të tetë problemet që trajtuam në këtë artikull. Gjithashtu do t’ju mbrojë ju dhe punonjësit tuaj që të mos kapeni në befasi nga rrethanat e së ardhmes.
Kryesisht, ju duhet të kujdeseni që “politikat” e udhëtimeve të biznesit tuaj të jenë ndërtuar në mënyrë që përfitimet të jenë të dyanëshme, për ju dhe punonjësit tuaj. Për punonjësit “politikat” e tilla duhet të jenë të përshtatshme, të lehta për t’u kuptuar, të prera dhe specifike për nevojat e tyre që lidhen me punën e biznesit.
Follow Us